Optimalizaci tiskového prostředí předchází analýza využívání tiskových zařízení
Co se nejčastěji objeví při analýze jako zdroj plýtvání penězi?
- nevhodně zvolené typy tiskových zařízení, provozně neekonomické
- velké množství tiskových zařízení
- nejsou používány funkcionality strojů vedoucí k ekonomičtějšímu využití jako je duplexní tisk, implicitní nastavení monochromatického tisku apod.
- neznalost celkových nákladů na tisk a kopírování
- nejsou stanovena pravidla přístupu jednotlivých uživatelů k tiskovým službám
Co optimalizace tiskového prostředí řeší?
- strojový park, jehož složení umožní centrální administraci zařízení a uživatelů
- monitorování využití a sledování nákladů na jednotlivé uživatele či skupiny uživatelů
- zavedení softwaru vedoucího k nastavení toku dokumentů firemním prostředím v papírové i digitální formě.
- využití multifunkčních tiskových zařízení a skenerů pro digitalizaci dokumentů a jejich vstup do DMS aplikací, do cloudových uložišť, do workflow
- tisk z mobilního zařízení
- zabezpečení celého systému proti zneužití tiskových a skenovacích zařízení a úniku citlivých dat
- formu financování užívání strojů a jejich servisní a materiálové zabezpečení